ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพและเหนื่อยน้อยที่สุด ต้องเริ่มจากการสื่อสารภายในทีมที่ดี ด้วยความที่ผมทำงานออนไลน์ ดังนั้นผมจึงให้ความสำคัญกับเครื่องมือสื่อสารเป็นพิเศษ และผมก็เคยลองหา Communication Tool หลายๆ ตัวก็ไม่ลงตัวสักที จนกระทั่งมาเจอ Lark แล้วก็พบว่ามันตอบโจทย์การทำงานของทีมผมมากๆ และที่สำคัญคือมีให้ใช้ฟรี คือมันดีจนทีมผมงงว่าของดีแบบนี้มันฟรีได้ยังไง! ในขณะที่ Tool ตัวอื่นๆ ที่ดีไม่เท่านี้ยังต้องเสียเงินเลย และบทความนี้จะพาทุกท่านไปดูกันว่าทำไมผมถึงเทใจให้ Lark
ต้องรู้จักวัฒนธรรมของทีม
ก่อนอื่นเราต้องดูก่อนว่าทีมงานหรือองค์กรเรามีธรรมชาติและวัฒนธรรมการทำงานแบบไหน ยกตัวอย่างเช่นทีมที่ Geek หรือเป็นแนว Engineer มักจะชอบ Slack ที่มีแต่ Text ในขณะที่คนทั่วไปมองว่าไม่เป็นมิตรและไม่น่าใช้ หรืออย่างสายเกมที่นิยม Discord เพราะมีการแบ่งห้องต่างๆ เป็นระเบียบคล้าย Slack แต่สนุกกว่า ในขณะที่คนไทยส่วนใหญ่นิยม LINE เพราะไม่ปนกับ Facebook ส่วนตัว และยังมี Sticker ใช้สื่อแทนอารมณ์ได้อีกด้วย
มาที่วัฒนธรรมของทีมผมคือการเป็นคนออนไลน์ 100% ใช้ชีวิตอยู่กับหน้าจอแทบทั้งวันยกเว้นตอนนอน ดังนั้นจะมีการคุยเล่นผสมกับการคุยงานตลอดเวลา จึงต้องมีเครื่องมือที่สามารถสร้าง Task และ Assign จากแชทได้ทันที เพื่อแยกงานสำคัญออกจากการคุยเล่น และผมต้องการแยกพื้นที่ให้ชัดเจนระหว่างการทำงานและพื้นที่ส่วนตัว ผมไม่ชอบการบีบบังคับให้ทีมงานต้องโพสต์งานในพื้นที่ส่วนตัว หรือต้องเปลี่ยนรูปโปรไฟล์ให้เหมาะกับการทำงาน ดังนั้นเราจะไม่ใช้ Social Media หรือ Personal Messenger ในการคุยงาน
ถัดมาคือผมต้องการระบบเมลบริษัทที่ใช้งานได้ง่ายและประหยัด ซึ่งสองสิ่งนี้มักจะไม่ใช่อย่างเดียวกัน ถ้าใช้ Google Suite ก็จะคิดตามจำนวน User ซึ่งรวมๆ แล้วก็ค่อนข้างสิ้นเปลือง และยังมีปัญหาเรื่องเมลกลางที่ต้องแชร์รหัสให้หลายคนดูแล และในกรณีที่หนึ่งคนดูแลหลายเมลก็ควรมีระบบลักษณะ Unified Inbox จะได้ไม่ต้องไปไล่เปิดทีละไอดี รวมไปถึงเรื่องการจัดการปฏิทินงานที่ควรมีการแจ้งไปยังห้องแชท …และสิ่งที่ผมมองหา มันไม่เคยมาพร้อมกัน
Lark is Life ตั้งแต่ตื่นจนเข้านอน ไม่มีวันไหนที่ผมไม่เปิด Lark
ซึ่งผมต้องการ Simplify ลดขั้นตอนการสื่อสารภายในทีมให้ง่ายที่สุด เพื่อลดภาระในสมอง แล้วเอาเวลาไปสร้างสรรค์ผลงาน เลยพยายามหา Tool มามากมายก็ไม่ตอบโจทย์สักที บางอันใช้ยาก, บางอันไม่จบในตัว, บางอันราคาสูง จนสุดท้ายทาง CEO บริษัท eCommerce รายใหญ่แนะนำให้ใช้ Lark ที่ดีและฟรี
ยกระบบออฟฟิศมาอยู่ในแอป
แนวคิดของ Lark ไม่ใช่แค่การเป็น Messaging Tool แต่เป็นการยกระบบบริหารงานบริษัทมาไว้ในแอปเลย …ต้องเข้าใจก่อนว่า Lark เป็นแอปที่บริษัท ByteDance สร้างขึ้นมาเพื่อสื่อสารกับทีมงานที่อยู่ในหลายประเทศ และพูดคุยหลายภาษา เพื่อรองรับการเติบโตของ TikTok ดังนั้นเครื่องมือนี้ต้องทำหน้าที่เหมือน Virtual Office ได้ทุกประการ ตั้งแต่การแชท, วีดีโอคอล, ตารางงาน, จองห้องประชุม, ขอลางาน, ขออนุมัติ, มีระบบสายบังคับบัญชา ฯลฯ ครบทุกสิ่งที่การทำงานเป็นทีมต้องมี
เนื่องด้วยตัวฟีเจอร์และแอปย่อยภายใน Lark มีเยอะมาก ผมจะขอหยิบมาเล่าเพียงบางอันนะครับ เริ่มด้วย Approval ที่ใช้ในการขออนุมัติต่างๆ เช่น ขอลาหยุด, ขอขึ้นเงินเดือน, ขอลาออก, ขอสั่งซื้อของ และอีกสารพัดที่เกี่ยวกับการขออนุญาตจากสายบังคับบัญชา หรือผู้เกี่ยวข้อง
ส่วน Lark Flow ถ้าให้เทียบอย่างง่ายก็คือ IFTTT ที่เป็นการสร้างระบบ Automation ที่ช่วยลดภาระการทำงานของเรา โดยเราสามารถสร้าง Flow และเงื่อนไขการทำงานได้
และยังมี Lark Survey ที่ใช้ทำแบบสำรวจได้ง่ายๆ รวมถึง Lark Translator ที่เป็นบอทช่วยแปลภาษา หรือในกรณีที่บริษัทต้องการเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นก็มี Zapier Connector, Trello Connector, Asana Connector, Zoom Connector
แยกพื้นที่ของแต่ละทีมชัดเจน
สิ่งที่คนทำงานด้วย LINE อาจไม่คุ้นชินคือระบบ Workspace ที่แยกพื้นที่การทำงานออกชัดเจน ในกรณีที่เราทำงานอยู่หลายบริษัทก็สามารถใช้งานผ่านแอปเดียวได้ จะใช้เมลเดียวกันหรือคนละเมลก็ได้ทั้งนั้น และแต่ละทีมก็จะมี Admin ที่ดูแลระบบหลังบ้าน ตั้งค่าการใช้งานพื้นฐานต่างๆ เช่น เลือกได้ว่าจะให้มีเมนูอะไรบ้าง
เข้าใจง่ายเป็นมิตรกับคนทั่วไป
เหตุผลหนึ่งที่คนส่วนมากชอบ LINE เพราะเริ่มต้นง่ายเข้าใจไม่ยาก ซึ่ง Lark เองก็เป็นเช่นนั้นครับ เพียงแต่มีการแก้ Pain Point ของ LINE และแอปแชทอื่นได้แทบทั้งหมด เริ่มด้วย UI ที่ทรงประสิทธิภาพมากๆ เช่น การแยกแชทปักหมุดไว้ด้านบนทำให้ค้นหาได้ง่าย ต่างจาก LINE ที่กองรวมกันไปหมด ส่วนเมนูด้านซ้ายก็สามารถ Customize ได้ตามชอบ
การแชทสนทนาก็ทำได้ง่ายไม่ต่างจาก LINE หรือ Facebook Messenger เพียงแต่มีฟีเจอร์เข้ามาช่วยเยอะมาก เช่น การแปลภาษาอัตโนมัติ ซึ่งมีประโยชน์มากเวลาที่ต้องร่วมงานกับชาวต่างชาติ ซึ่งระบบแปลนี้ยังครอบคลุมไปถึง In-App Browser ก็คือถ้ากดลิ้งเว็บที่เพื่อนส่งมา ก็จะเด้งไปยังหน้าเว็บนั้นๆ พร้อมกับแปลเป็นภาษาที่เราเลือกไว้
และที่เครื่องมือด้านขวาช่วยให้เราค้นหาข้อความจากแชท รวมถึงดูรูปและไฟล์ที่เคยส่งหากัน รวมถึงข้อความที่เคยปักหมุด Pin ไว้ แต่ทีเด็ดอยู่ตรงเรื่อง Task และ Calendar ครับ เพราะระหว่างที่เราแชทคุยกัน ถ้ามีเรื่องไหนที่เป็นประเด็นงานก็สามารถคลิกที่ข้อความแล้วสร้าง Task พร้อม Assign ภาระหน้าที่ให้แต่ละคนได้ทันที และตัวปฏิทินก็สามารถเช็ค Slot ได้ว่าใครว่างเวลาไหน เพื่อที่จะได้นัดวันว่างกัน
นอกจากนี้ยังสามารถทำ Screenshot แคปจอได้ง่ายๆ และยังมีความสนุกจากการส่ง Sticker และ Giphy และในกรณีที่ต้องการร่ายยาวหรือใส่ Format ให้ข้อความก็สามารถทำได้ และที่สำคัญคือ Lark มีระบบ Auto Draft ที่จะทำการเซฟข้อความที่เราพิมพ์ค้างไว้ในแต่ละห้องแชท
ง่ายกว่าเพราะมี Bot เป็นผู้ช่วย
เวลาที่เราทำงานเยอะๆ บางทีก็ตกหล่นหลงลืมจนอยากมีผู้ช่วยหรือเลขา และ Lark ก็เข้าใจถึงจุดนี้ก็เลยมี Bot มาช่วยเตือนเราในสิ่งต่างๆ โดยบอทแต่ละตัวก็มีหน้าที่แตกต่างกันไป เช่น Lark Mail Assistant ก็จะแจ้งเตือนเลยว่ามีเมลเรื่องอะไร จากใครส่งมา โดยจะรวบรวมเมลจากทุกกล่องทุกไอดีมารายงานเราในแชทเดียว ทำให้เราไม่ต้องไปไล่เปิดเช็คทีละไอดี
หรืออย่าง Calendar Assistant ก็จะรวมเฉพาะปฏิทินนัดหมายงาน ว่าใครเชิญเราร่วมงานไหน โดยเราสามารถกดตอบรับหรือปฏิเสธจากแชทได้ทันที เช่นกันกับบอทด้านอื่นๆ ที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยให้เราในด้านนั้นๆ เสมือนมีเลขาที่ดูแลในแต่ละด้าน สะดวกมากครับ
ระบบปักหมุดที่หลากหลาย
การเก็บข้อความหรือไฟล์ไว้ดูทีหลังอย่างง่ายๆ มีวิธีการให้เลือกหลากหลายเพื่อให้เหมาะกับการใช้งานแต่ละประเภทครับ
- Annoucement เป็นการสร้างข้อความประกาศ ที่จะแสดงด้านบนของห้องให้ทุกคนเห็น และมีได้เพียง 1 ประกาศเท่านั้น ไม่มีการเก็บประวัติ
- Clip to top เป็นการปักข้อความนั้นๆ ไว้ที่ด้านบนของห้องให้ทุกคนเห็น และมีจุดต่างกับ Annoucement ตรงที่ Clip to top จะแสดงผลบนมือถือด้วย
- Pin เป็นการปักหมุดข้อความเก็บไว้ที่เมนูด้านขวา โดยมีได้หลายอัน และทุกคนในห้องจะเห็นเหมือนกัน
- Favorite ใช้สำหรับเก็บข้อความหรือไฟล์ที่เราต้องการแยกออกมาเป็นพิเศษ โดยจะแยกมาไว้ที่เมนูด้านซ้าย และเราเห็นเพียงคนเดียว
ด้วยรูปแบบการปักหมุดที่หลากหลาย ก็ช่วยเพิ่มความสะดวกของเราและทีมได้เป็นอย่างดี
จัดการอีเมลบริษัทได้ครบเครื่อง
นี่นับว่าเป็นทีเด็ดอีกอย่างที่ทำให้ผมตัดสินใจใช้ Lark ได้อย่างไม่ยาก เพราะแค่ชี้โดเมนมาที่ Lark เราก็จะได้อีเมลบริษัททันที ไม่ต้องจ่ายเงินสักบาท ไม่ต้องไปเช็คเมลผ่านเว็บแปลกๆ ที่ทีมงานไม่คุ้นเคย แต่ทุกอย่างจบได้ใน Lark
เราสามารถสร้างเมลบริษัทได้หลายโดเมน เช่น ทีมผมมีเมล @edtaro.com, @review.co.th ก็ทำได้ และนอกจากที่เราจะสร้างเมลให้แต่ละคนได้แล้ว ยังมีระบบที่เรียกว่า Public Inbox ด้วย ซึ่งระบบนี้เหมาะกับการสร้างเมลกลางที่มีผู้ใช้หลายคน เช่นเมล Contact ที่มักมีผู้ดูแลหลายคน โดย Admin จะเป็นผู้ตั้งค่าว่าให้ใครมีสิทธิ์ดูแล Public Inbox กล่องนั้นๆ ได้บ้าง ทีนี้ก็หมดปัญหาความวุ่นวาย ไม่ต้องไปแชร์รหัสให้ทีมงานแต่ละคน
การนัดหมายปฏิทินที่ควบรวมเรื่องห้องประชุม
ในกรณีที่ทำงานกันหลายที่มีหลายสาขา หรือมีห้องประชุมหลายห้อง ก็สามารถจัดการได้ด้วย Lark โดย Admin จะต้องทำการสร้างข้อมูลห้องประชุมขึ้นมาก่อน ว่ามีห้องไหนบ้าง และแต่ละห้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกอะไรบ้าง เช่น ทีวี, โปรเจคเตอร์ ฯลฯ เพื่อให้เชื่อมโยงกับการสร้างตารางงานในปฏิทิน โดยระบบจะเช็คว่าห้องประชุมว่างรึเปล่า หรือจะประชุมผ่าน Lark VDO Call ก็ได้
และตัว Lark VDO Call เองก็มีฟีเจอร์พื้นฐานครบถ้วน มีระบบรักษาความปลอดภัยช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหล สามารถแชร์หน้าจอได้ บันทึกคลิปได้ และทีเด็ดคือการใส่ Subtitle ช่วยแปลภาษาให้ด้วย แต่ตอนนี้ยังไม่รองรับการแปลเป็นไทยนะครับ
งานเอกสารทดแทน Google Docs ได้
ด้านงานเอกสารก็มีของที่ชนกับ Google Docs ได้ โดยมี Docs และ Sheets แต่ที่ขาดหายไปก็คือของแนวๆ Presentation ที่ Lark ยังไม่มีให้ แต่ Lark มีของที่เก่งมากๆ และถือเป็นทีเด็ดเลยก็คือ Bitable ที่มีความคล้าย Notion สามารถประยุกต์ใช้ทำ Work Flow หรือ Project Management ได้
มาพร้อมระบบจัดการหลังบ้าน
ฝั่งการใช้งานของสมาชิกทีมที่ว่าคุ้มค่าแล้ว จะยิ่งตะลึงเพราะ Lark แถมระบบจัดการหลังบ้านมาให้ด้วยในชื่อ Admin Console ให้ผู้ดูแลระบบสามารถวางโครงสร้างองค์กรให้ทำงานผ่านระบบออนไลน์ได้ เช่น
- ระบบ Organization ที่สามารถแบ่งแผนก เพื่อจัดลำดับชั้นสายงานและผู้บังคับบัญชา
- สร้างห้องประชุม โดยสามารถระบุพิกัดที่ตั้งรวมถึงชั้นและชื่อห้อง และใส่รายละเอียดเครื่องอำนวยความสะดวกได้ เช่น ทีวี, กระดาน, โปรเจคเตอร์ ฯลฯ
- ตั้งค่า Default สำหรับเมนูด้านข้าง รวมถึงเมนูด้านล่างเมื่อใช้งานบนมือถือ
- จัดการระบบอีเมล โดยสามารถเปิดให้ใช้งาน IMAP/SMTP เพื่อใช้ Client อื่นจัดการเมลได้
- สร้างปฏิทินกลางของทีมได้ สามารถประยุกต์ใช้ได้ เช่นการแจ้งวันหยุดของบริษัทหรือวันสำคัญ
ฟรีสำหรับทีม 50 คน ถ้าเกินนั้นก็ต้องจ่าย
ดีขนาดนี้ต้องบอกว่า Lark ให้ใช้ฟรีเลยครับ ข้อจำกัดก็น้อยมากๆ ด้วย แต่ในกรณีที่ทีมมีขนาดใหญ่กว่า 50 คนก็ต้องจ่ายในราคาต่อคน ซึ่งก็ดูสมเหตุสมผลดีครับ เพราะถ้าทีมงานเกิน 50 คนก็แปลว่าบริษัทใหญ่พอตัว ใช้ Lark ช่วยหาเงินได้เยอะ ก็ควรจะสนับสนุนทาง Lark บ้าง
โดยเวอร์ชั่นฟรีในปัจจุบันมีข้อจำกัดหลักๆ คือ
- พื้นที่อีเมลรวม 200 GB
- พื้นที่เอกสารรวม 100 GB
- สร้าง Wiki ได้ 10 ชิ้น
- Lark VDO Call ได้ครั้งละ 60 นาที
- มีแอดมินได้ 2 คน
- มีทีมได้ 50 คน
บทสรุปส่งท้าย
ที่จริงแล้วนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของฟีเจอร์ทั้งหมดครับ เพราะมันเยอะมากจริงๆ ไม่สามารถไล่เรียงได้หมดในบทความเดียว มันเยอะในระดับที่สามารถเปิดคอร์สสอนกันได้เลยล่ะ ในภาพรวมแล้ว Lark กลายเป็นที่หนึ่งในใจของทีมผมได้ เพราะใช้งานได้ง่ายและครบถ้วน จบทุกสิ่งได้ในที่เดียว ส่วนในมุมเจ้าของกิจการก็ช่วยลดค่าใช้จ่ายได้มากครับ เพราะถ้าใช้ Tool ดีๆ ก็ต้องจ่ายรายหัวเลย แล้วต้องจ่ายแยกหลาย Tool ด้วย ตั้งแต่ Mail, Chat, Project Management, VDO Call แค่ทีมเล็กๆ ก็โดนไปเดือนละหลายบาทละครับ ในขณะที่ใช้ Lark แล้วฟรีทุกสิ่ง
ที่สำคัญเลยคือมันทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายและสนุก ผลลัพธ์เลยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เป็นอย่างดีครับ และตอนนี้ Lark เองก็เริ่มเป็นที่นิยมในกลุ่ม Startup รวมไปถึงบริษัทยักษ์ใหญ่ เพราะช่วยลดขั้นตอนการทำงาน และยังช่วยให้ประหยัดเงินได้มากเลยครับ …เอาเป็นว่าถ้ามองหาเครื่องมือสื่อสารภายในทีม ผมแนะนำ Lark ครับ
ปล. เชียร์ขนาดนี้ ถ้าทีมงาน Lark ผ่านมาเห็น แล้วจะใจดีสนับสนุนให้ทีมผมใช้แพลนโปรแบบฟรีๆ ก็ยินดีนะครับ …ทีมผมเล็กๆ คนไม่เยอะ :p
